Come scrivere una Welcome Mail per Hotel efficace: 7 consigli

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Come scrivere una Welcome Mail per Hotel efficace: 7 consigli

Nel settore dell’ Hospitality, la Welcome Mail è un’ottima opportunità per preparare gli ospiti al loro arrivo e per trasmettere il calore che l’hotel gli riserva.

Accoglierli con un messaggio personalizzato, da inviare il giorno prima o qualche giorno prima per assicurarsi che la vacanza inizi nel migliore dei modi, è il modo perfetto per appagare quel desiderio di personalizzazione che oggi è sempre più richiesto dagli utenti.

Ecco 7 consigli per ottimizzare le mail di benvenuto e dare un’ottima impressione all’ospite prima di conoscerlo di persona!

 

1. Inserisci le immagini dell’hotel

Una mail che presenta in anteprima alcune immagini della struttura e dei servizi è in grado di far pregustare agli ospiti la vacanza che li attende.

Non inserire immagini delle stanze, potrebbe rivelarsi un’arma a doppio taglio! L’ospite ha già prenotato, e mostrargli una delle più belle camere dell’hotel che sicuramente non sarà quella a lui assegnata potrebbe creare false aspettative che saranno sicuramente disattese al suo arrivo!

esempio welcome email hotel

2. Scrivi in modo semplice

Nel corpo della mail inserisci solo le informazioni più importanti, quelle di cui sicuramente le persone avranno bisogno.

Inoltre non bombardarle con decine di messaggi, rischieresti di confonderle!

Alcuni consigli di scrittura:

  • Scrivi periodi brevi;
  • Utilizza un font semplice e leggibile;
  • Usa un tono colloquiale e concentra la comunicazione sull’esperienza del soggiorno con espressioni quali “Siamo al tuo servizio”, “A tua completa disposizione” e altro;
  •  Inserisci call-to-action coinvolgenti come “Esplora” o “Stupisciti”;
  • Augura un buon viaggio e non dimenticare le informazioni di contatto.

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3. Personalizza il tuo messaggio

Chiama l’ospite per nome, sia nell’oggetto che nel corpo della mail.

Nel caso di vecchi ospiti assicurati di non dar loro un “Benvenuto” ma un “Bentornato”.

Inoltre, per dare un volto umano alla mail puoi firmarla con il nome del responsabile dell’accoglienza o della reception.

Sono questi piccoli dettagli a fare la differenza, perché l’ospite percepirà la cura dell’hotel nei suoi confronti.

 

4. Includi un’offerta esclusiva

Proponi un’offerta speciale, come un incentivo a visitare la spa usufruendo di uno sconto su un trattamento oppure a cenare al ristorante allegando il menù del giorno.

esempio offerte speciali welcome mail

5. Parla degli eventi in hotel

Riporta nella mail gli eventi che si terranno in hotel nel periodo di soggiorno del cliente, come una serata a tema o un cocktail party. Oppure inserisci il link della pagina del tuo sito in cui se ne parla.

 

6. Promuovi la destinazione

Più che per il tuo hotel, il cliente ti ha scelto per la location. Parla delle attrazioni da visitare e delle attività che si svolgono nei dintorni; in questo modo trasmetterai la tua conoscenza del territorio.   

esempio eventi territorio welcome mail

7. Proponi upsell e upgrade

Offri agli ospiti la possibilità di prenotare upsell e upgrade a cui magari non avevano pensato in fase di prenotazione, come un late check-out o un pacchetto spa con trattamenti, massaggi e ingresso al centro benessere.

Se disponibile, puoi proporre anche un upgrade a una camera di categoria superiore usufruendo di una tariffa scontata.

 

Conclusioni

L’esperienza utente non è solo nel sito, ma soprattutto nel settore alberghiero dove si vendono esperienze più che letti la personalizzazione gioca un ruolo fondamentale per la fidelizzazione del cliente e la buona riuscita del suo soggiorno.

Oltre che per un ottimo passaparola da diffondere sui siti di recensioni e per nuove prenotazioni future!

 

Fonte: Revinate

 

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